2022. január 27-én mutatkoztak be a 2021-ben Minősített Könyvtár címet nyerő könyvtárak a „Győztesek konferenciáján”. A hat nyertes könyvtár erősségeivel, eredményeivel rövid online előadásokon ismerkedhetett meg a 125 fős hallgatóság.
“Semmi sem állandó, csak a változás maga" – A minőségmenedzsment rögös útjain című előadásában Kocsondiné Eisenkorb Györgyi igazgatóhelyettes - Fejér György Városi Könyvtár, Keszthely elmondta, hogy mekkora nehézségekkel (pl: nincs intézményvezető, munkaerőhiány) kellett szembe néznie a keszthelyi könyvtárnak ahhoz, hogy elérhesse a célját és ehhez milyen eszközöket és változtatásokat foganatosítottak. A pandémia időszakában a fenntartó sem támogatta teljeskörűen az intézményt, hiszen a küszöbkönyvtár elindulását veszélyesnek ítélte.
Minden nehézség ellenére rengeteg pozitív hatásról számoltak be, melyeket megtanultak a pályázat útján: felelősségvállalás egymásért, kollektivitást és közös gondolkodást, önképzés fontosságát, vitakészséget, folyamatosságot, bizakodást a jövőben, rendszerszerű gondolkodást, illetve, hogy nem lehet mindig időhiányra hivatkozni.
El kellett végezni a Könyvtári minőség irányítási tréninget, részt kellett venni online szakmai konferenciákon, továbbá „Az én könyvtáram” projektben, elégedettségméréseket készítettek, új közösségi teret hoztak létre. Többek közt arról beszélt, hogy a keszthelyi Fejér György Városi Könyvtár strandkönyvtárt is üzemeltet nyaranta nagy sikerrel és negyvenegy település részére nyújt KSZR szolgáltatást, sőt üzemelteti egy partnerkönyvtár katalógusát.
2006 óta minőségmenedzsmenti szemlélettel végzik a munkájukat. Kezdetben tanfolyamon vettek részt, és külső mentor is segítette őket. Tevékenységüket dokumentáló rendszert építettek ki, többek között teljes körű olvasói vagy középiskolásokat célzó igényfelméréseket, TÁMOP - pályázat eredményével vagy a KSZR szolgáltatással és a strandkönyvtárral kapcsolatos elégedettségmérést végeztek.
A minőségfejlesztési szemlélettel 2006 óta folyó munka során több nehézséggel kellett megküzdeniük. Ezek közül a legjelentősebb a humán erőforrás folyamatos csökkenése.
A zalaegerszegi Deák Ferenc-könyvtárral közösen teljesítményméréseket és elemzéseket végeztek egy pályázat részeként statisztikai adatok és mintavétel alapján. 2015 áprilisában megalakíthatták a minőségirányítási tanácsot (MIT). A forrásigényes fejlesztéseket pályázatokból finanszírozták. Így sikerült a könyvtári minőségbiztosítás bevezetését megalapozó tréninget is megvalósítaniuk. A program során közösen megfogalmazták céljaikat, társismereti, önismereti képzésen vettek részt, és konfliktuskezelést tanultak. Ez új szemléletet adott a munkatársaknak, megerősítette a csapatszellemet, és fejlesztette kommunikációjuk hatékonyságát is.
2016-ban nyújtották be először a pályázatukat a Minősített Könyvtár címre, amelyet 2017-ben meg is kaptak. Megerősödve vállalták el a Magyar Könyvtárosok Egyesülete ötvenedik jubileumi vándorgyűlésének megrendezését 2018-ban. A feladatot nem tudták volna megvalósítani társadalmi, partneri kapcsolataik bővítése, elmélyítése nélkül.
A mostani Minősített Könyvtár címük megszerzéséhez újabb MIT-üléseket tartottak, újabb könyvtári minőségirányítási tréningen és szakmai képzéseken, online konferenciákon vettek részt. Rendszeresen végeztek elégedettségméréseket, és az eredmények felhasználásával tervezték a lépéseiket, kutattak pályázatok után, hogy az anyagi források megszerzésével megvalósíthassák céljaikat.
2020-ban megújított olvasóudvart, közösségi és olvasóteret építtettek. S bár a pandémia következményei rendkívül felborították a működésüket (még a vezetés is távozott), a fokozatos újra nyitás mellett átalakították a munkaköröket, újjászervezték a minőségirányítási tanácsot, felülvizsgálták és szükség szerint újraírták a minőségmenedzsmenti dokumentumokat, végezték az elégedettségméréseket (olvasói és partneri kérdőívet is készítettek), pályáztak a fejlesztésekhez szükséges forrásokra. Ezeknek is köszönhetően vehettek részt szakmai konferenciákon, tudták megújítani a honlapot. A külső és belső nehézségek ellenére úgy döntöttek, hogy elindulnak a pályázaton a 2021-ben lejáró Minősített Könyvtár cím meghosszabbításáért. Újra megerősödött bennük az egymásért való felelősségérzet, a közös gondolkodás beépülése a munkába, a csapatszellem érvényesülése. A menedzsmenttechnikák tudatos alkalmazása sokat segített a nehézségek megoldásában és a rendszerszerű gondolkodás tökéletesítésében. Az eredmények bizakodással töltik el a csapatot, és erőt adnak a továbbiakhoz. Keszthely városától Pro Cultura díjat is kaptak a munkájukért. Ezért mindenkit arra biztatnak, hogy vágjon bele.
Talán a legizgalmasabb és leginspirálóbb előadást Tomasovszki Anita, a nyíregyházi Móricz Zsigmond Megyei és Városi Könyvtár igazgatója tartotta “Partnerkapcsolatok az MZSK-ban" címmel.
Konkrét tények hangzottak el az intézmények közötti partnerkapcsolatok kihasználásáról és fontosságáról. Több partneri viszonyt különböztetnek meg:
- belső partnerek: a könyvtár munkatársai
- közvetlen partnerek: valós és potenciális felhasználók, közművelődési intézmények, oktatási intézmények, városukban működő egyéb könyvtárak, megyében működő könyvtárak, országos könyvtári hálózat
- kiemelt partner: fenntartó
- közvetett partnereink: könyvtárszakmai szervezetek, beszállítók, média, civil szervezet, egyéb országos szervezetek
A honlapjukon minden partnerkapcsolatot feltüntetnek, így reklámozva a partner intézményt. Ilyen partneri kapcsolaton keresztül zöldült meg a könyvtár, hiszen ingyenesen jutottak kertészetektől növényekhez. Ehhez fontos hozzátenni, hogy minden civil szervezet, stratégiai partner és a támogatók munkatársai ingyenes beiratkozási lehetőséget kapnak a könyvtárukba.
Ehhez az együttműködési megállapodások és szerződések alapján 2020-ban 61; 2021-ben 88 és 2022-ben 92 megállapodást kötöttek. Hasonló nagy számokról beszélünk oktatási intézmények kapcsán is, hiszen a megyében 159, Nyíregyházán pedig 16 bölcsőde, 41 óvoda, 29 alapfokú és 31 középfokú iskolával van megállapodásuk. Továbbá a megyében működő valamennyi könyvtár 200 települési KSZR, 39 település nyilvános könyvtárával van még hasonló megállapodás.
Folyamatosan figyelik a partnereik igényét, 2021-ben készült egy elégettség felmérés 76 partner közreműködésével. Ezek közül kaptunk néhány észrevételt:
óvodásoknak több program szervezése
több tematikus gyerekfoglalkozás
Ehhez még visszajelzést kértek még arról, hogy a partnerek adjanak javaslatot az együttműködés erősítésére és folytatására:
- még több program az óvodásoknak
- 1-1 gyerekeknek szóló könyvből szervezhetnének vetélkedőt
- gyerekprogramok ajánlása és szórólapok biztosítása
A felhasználóikat sem hanyagolják el, hiszen folyamatos az igények felmérése és arra történő reagálás. Nagyon szépen bemutatásra került az elmúlt 4-5 év könyvtári válasz a különböző olvasói felvetésekre. Legtöbbször infografikákon mutatják be az elért eredményeket.
- olvasók nem elégedettek a könyvválasztékkal és a várakozási idővel -> népszerű könyvek példányszámának megnövelése (2017)
- kölcsönzött példányok száma 8 majd 16 (2018)
- hosszabb nyitvatartási idő, azaz 2021.09.01-től egy órával megnövelték a nyitvatartási időt csütörtökönként
- több kortárs, népszerű íróval való találkozás, például R. Kelényi Angelikával az Országos Könyvtára Napok keretén belül 2021-ben
- elavult ruhatári bilétákat lecserélték 2021-ben
- több olvasósarok kialakítása, ilyen a Kultúrkuckó (2019-2020), ez a fiatalokat célozta meg és az ő igényeik szerint lett kialakítva itt kapott helyet a helyi Poket közösség is. A Képregénytár és galéria (2021), melyhez a képregény kiadók ingyen biztosították az induló példányszámot, majd később egyéni kedvezményt biztosítottak az intézmény részére. Ez egy képregény rajzoló által szakmailag karbantartott gyűjtemény.
Szoros együttműködést alakítottak ki a város kórházával, ahol létrehozták az ottani szakkönyvtárban az ott dolgozók és a betegek részére egy kisebb könyvtári állományt, mely az ő kiszolgálásukat hivatott ellátni. Ezt az állományrészt úgy tervezik, hogy negyedévente fogják cserélni, így segítve, hogy megfelelő minőségű szórakoztató irodalom is rendelkezésükre állhasson.
További lényeges partnerkapcsolat lehet az önkéntesek foglalkoztatása és a közösségi szolgálat bevonása a szakmai tartalom gyártására. Ehhez különböző példákat is kaptunk: Baba-angol foglalkozás, sakkszakkör, ingyenes jogi tanácsadás, Képregénytár és galéria szakmai programmal való megtöltése, Poket közösség.
Fontos technikai fejlesztéseket is megtettek annak érdekében, hogy minél korszerűbb legyen a könyvtár felkészültsége a mostani igényekhez. Ennek kapcsán lett bevezetve az RFID kölcsönzési rendszer, az önkölcsönző folyamat és a mobil applikációs olvasójegy (Qulto ecard) és a hangoskönyv terminál. Videóstúdiót működtetnek 3D nyomtatóval, valamint hangoskönyv-terminált.
Nagyon sokat tettek a sikeres és folyamatosan fenntartható (pozitív) kommunikáció kialakításáért. Ehhez külön munkacsoport alakult, akik folyamatosan figyelik a különböző trendeket és visszajelzéseket, felméréséket, felhasználó adatokat ebből levonva a felhasználóik fogyasztási szokásait. Az infokommunikációs eszközök használatában próbálják tartani a trendet, de így is számos platformon megtalálhatóak: Facebook (Vers- BONBONOK), Youtube (papírszínház), Picasa, Instagram (kvízjátékok), TikTok.
A kommunikáció kapcsán említésre került a belső kommunikáció fontossága is. Ehhez külön két szerkezeti felépítést különböztettek meg: írásbeli és szóbeli kommunikációt továbbá azt is, hogy mely kommunikációs körhöz mely kolléga tartozik ez által tisztázva a kommunikációs stratégiát és hierarchiát. Az egységekre bontott kommunikáció abból a szempontból fontos, hogy senki nem marad ki a számára szükséges információ áramlásából. Ugyanitt lett az is a belső kommunikációnál megnevezve, hogy a könyvtárosok számára készítenek egy szakmai napot a stressz kezelésről és a feszültség levezetéséről, hiszen az olvasó (!) tapasztalta és visszajelzést küldött róla, hogy mennyire fáradtak vagy adott esetben kicsit feszültebbek a kollégák a könyvtárban, mely természetesen befolyásolja az emberi kommunikációt és a megfelelő munkavégzést.
A harmadik előadást Tóth Csillától, a győri Széchenyi István Egyetem Egyetemi Könyvtár és Levéltár igazgatójától hallhattuk "Egy hajóban evezünk - együttműködésben az egyetemmel" címmel.
Az intézmény másodszor kapta meg a Minősített Könyvtár címet. Betekinthettünk a könyvtár és a győri egyetem kialakulásának folyamatába, az egyetem és a könyvtár szervezeti összefüggéseibe, a bibliotéka 2008 óta bevezetett innovatív szolgáltatásaiba, tevékenységeibe, mint például az MTMT szakreferensi hálózat, az online tájékoztató szolgálat (info-share) vagy az információbróker szolgáltatás.
Az előadás kitért az egyetemi modellváltás során alkalmazott minőségirányítási eszközök, változásmenedzsmenti módszerek ismertetésére is.
A modellváltás nagy változásokat eredményezett, új szervezeti struktúrát és új stratégiát kellett kialakítani, amihez SWOT-analízist is készítettek. A minőségirányítási módszerek egyetemi szintű alkalmazásának is köszönhető, hogy sikerült a munkatársakat bevonni a változásokba és a modellváltást megalapozó szemléletváltást kialakítani. A munkáltatói és irányítási jogkört a kancellár gyakorolja a könyvtár felett, akivel kiváló a munkakapcsolat. Az új stratégia és a megújulás szimbólumaként fát is ültettek.
A könyvtár kapcsolati rendszerének meghatározó eleme a 14 ezer diák és a 147 egyetemi szervezeti egység, intézetek, kutatócsoportok. Szolgáltatásaik zömét is részükre szervezik.
A KutatóKapocs (oktatók, kutatók, PhD-hallgatók életpálya-támogatása – tudománymetriai adatok szolgáltatása – publikációs hatáselemzések készítése) mellett népszerű kezdeményezésük a Book-kanj ránk! – Kattanj ránk!, amelynek során a könyvtár bekapcsolódik a hallgatótoborzásba, megszólítva a fiatalokat az óvodásoktól egészen az egyetemig. A friss hallgatókat segíti a Gólyák program (könyvtárbemutató, könyvtár- és adatbázis-használati, kutatásmódszertani órák), a végzősöket a Szakdoga-para – Fogd és vidd a kollégát! (személyre szabott szakirodalom-kutatási, -értékelési segítség a szakdolgozatíróknak), az IKSZ – Töltsd el nálunk az 50et! keretében pedig középiskolásokat fogadnak önkéntes munkára. Ezt a korosztály segíti a Készülj nálunk az érettségire! is. Emellett Gyerekegyetem, Kutatók éjszakája, Nyitott kapuk és játékos vetélkedők hívogatják az érdeklődőket. Tartanak Book-kanj ránk!-hetet, gyerekeknek nyári tábort, családbarát egyetemet (bronz fokozat) is, illetve Party – Library – Library Party néven szülinapi rendezvényeket is.
A levéltár és a könyvtár integrációjának eredményessége céljából jól definiálták a feladatokat, észszerű munkamegosztással használják ki a szinergiákat.
“Négyen a minőség felé “Előadó: Nagy Istvánné intézményegység-vezető - Tamási Művelődési Központ és Könnyü László Könyvtár
Egy vidéki kis könyvtár életébe kaptunk bepillantást, melynek dolgozói létszáma 4 fő és az olvasók száma 1100-1200 fő, továbbá 35 000 kötetes állománnyal rendelkezik. Teljesen új rendezvényi stratégiát kellett kidolgozniuk, ennek eredménye: új feladatmegosztás kialakítása, kommunikációs stratégia megújítása (honlap, hírlevél, helyi lap, rádió, helyi tv, megyei lap, közösségi oldal és a személyes megkeresés), átrendezték a már meglévő tereiket így biztosítva a rendezvényekhez nagyobb szabad felületet.
Fontos volt számukra, hogy új hasznos és pontos munkaszervezési folyamatokat alakítsanak ki tekintve a kis létszámukat és ennek kapcsán elvégeztek egy felmérést mely megállapította, kinek mely területek az erősségei és gyengeségei és ezáltal újra szervezték a munkafolyamatokat a hatékonyság érdekében, de természetesen ilyen kis létszám esetében mindenkinek kell tudnia mindent valamennyire.
Az új rendezvények kapcsán kiemelték a közösség összetartásának fontosságát és az egyének közötti kohéziók kialakítását. Ezeket az értékeket szem előtt tartva a következő eseményeket tudták kialakítani:
- babaszínház (0-3 év), meseszínház, szabadtéri gyermekkoncert
- zöld rendezvények, ennek kapcsán együttműködés a Duna-Dráva Nemzeti Park előadójával, ZöldtársAlapítvánnyal
- helyi rendezvények (helyi lokálpatrióta közösségek összefogása, bemutatása)
- közösségi programok kialakítása (Booktivity)
- utazó kiállítások (Süsü és barátai, Lázár Ervin mesefigurái, origami, Pál utcai fiúk)
- rendezvény sorozatok kialakítása, melyek 4-6 eseményből állnak (Ady emlékév, Csukás István mesehét, I. világháborús emlékév, Lázár Ervin mesehét)
Az egyik legsikeresebb kezdeményezésük a Booktivity nevű közösségi társasjáték vetélkedő, melynek az alapjai főként az Activity társasjátékon alapszik. Azonban itt könyvcímeket, dalsorokat, szállóigéket, filmcímeket kell elmutogatni, lerajzolni, körülírni. Több fordulós verseny, mely a középkorosztályt célozták meg és különböző intézmények (pl: iskolai tanárok, önkormányzati dolgozók) versenyeznek egymással így megmozgatva a várost és új emberi kapcsolatok alakulnak ki. A játék eddigi 4 éves pályafutása alatt közel 700 fő vett részt és több mint 1500 feladványt gyűjtöttek össze a könyvtárosok.
„Az utolsó előadást Megőrizve megújulni": Fejlesztési irányok a Vachott Sándor Városi Könyvtárban címmel Szekeresné Sennyey Mária igazgatóhelyettes tartotta Gyöngyösről.
A gyöngyösi könyvtár 4 fejlesztési irányt (Értékőrző könyvtár, Hasznos könyvtár, Innovatív könyvtár, Zöldülő könyvtár) jelölt meg a terveiben. Minden tevékenységük, rendezvényük jelen esetben besorolható valamelyik irányvonalba, átfedések is vannak, kapcsolódnak egymáshoz.
Értékőrző könyvtár célja:
- a helytörténeti értékek széleskörű megismertetése
- múzeumi gyűjtemények működtetése
- előadások, foglalkozások, vetélkedők
- időszaki kiállítások
- könyvbemutatók szervezése
- kiadványok szerkesztése
Hasznos könyvtár célja:
- hagyományos könyvtári szolgáltatások
- egyéni és csoportos foglalkozások, képzések
- élethosszig tartó tanulás és digitális írástudás elterjedésének segítése, személyes mentorálás
Zöldülő könyvtár célja:
- környezettudatos szemlélet
- életmód-előadások
- környezetkímélő megoldások a könyvtárban, energiatakarékosság
- csoportos foglalkozások, előadások, akciók
- együttműködés környezetvédő csoportokkal, klubokkal
- ökopolc
Innovatív könyvtár célja:
- Könyvtári Hírmondó
- Vers tér
- könyvtár a játszótereken
- kiállítások minden hónapban
- könyvkiadás
- zenei részleg megújítása
- közösségi szolgálat- könyvajánló
- városnap és egyéb kitelepülések
- kamasz olvasóklub
Továbbá felállították a dolgozók tudástérképét, abból a célból, hogy minőségi munkaszervezés működjön. Ehhez főként a DISC személyiségtípust vettek alapul, ezt bővítették és egészítették ki a dolgozók szakképzettségével, digitális kompetencia szinttel, a Belbin-féle csapattag-típussal, hobbik feltérképezésével és belevették még egyéni erősségeket és kompetenciákat.
A prezentációk itt tekinthetők meg.
Dienes Éva - Somody Ildikó - Tatai Nikolett
